Onnistu tavoitteissasi hyvillä neuvottelutaidoilla

Tänä vuonna olemme kaikki jännittäneet miten Suomi onnistuu korkean tason Nato-neuvotteluissa? Entä mitä Turkki vaatii meiltä hyväksyäkseen meidät jäseneksi? Tai miten hoitajat onnistuvat neuvottelemaan paremmat työehdot neuvotteluissa? Työsopimusneuvottelut ovat jokavuotisia koettelemuksia neuvottelijoille. Nämä neuvottelut ovat julkisia ja laajasti kiinnostusta herättäviä. Neuvottelupöydässä on ollut isoja moneen ihmiseen ja tahoon vaikuttavia asioita.  

Vaikka emme kaikki ole mukana näin laajoissa merkittävissä neuvotteluissa, meillä jokaisella on aina silloin tällöin työelämässä tai vapaa-aikana erilaisia meille itsellemme merkityksellisiä neuvotteluita. Tunnistatko näitä neuvottelutilanteita omasta arjestasi?  

Asiakastapaamiset, sopimusneuvottelut, työhaastattelut, palkkaneuvottelut, muutosneuvottelut, yhteistyöneuvottelut? 

Jokaisessa näistä kaksi tai useampi osapuoli yrittää löytää yhteistä säveltä, ymmärtää toisen tarpeita ja löytää ratkaisu, joka tyydyttää molempia osapuolia. Vaikka joskus näyttää, että neuvottelut ovat umpikujassa, ymmärtämällä molempien osapuolten tarpeita, odotuksia ja vaateita sekä keskustelemalla niistä aidosti ratkaisukeskeisesti, on mahdollista löytää yhteinen sävel.  

Se mikä kannattaa pitää mielessä on, että harvoin neuvottelemme vain yksittäisestä sopimuksesta tai asiasta. Usein ja toivottavasti yhteistyö jatkuu sopimusneuvottelijoiden kesken. Molemmat voivat löytää hyötyjä sopimuksesta ja haluavat jatkaa yhdessä eteenpäin.  

Lue tästä blogista, miten voit vaikuttaa itse onnistuneeseen neuvotteluun.  

Mistä neuvotellaan?  

Neuvottelutilanne on kahden tai useamman osapuolen välinen keskustelu, jossa molemmilla osapuolilla on olemassa tavoite keskustelun lopputulemalle. Usein se on jokin hyöty, sopimus, ratkaisu, jolla pyritään johonkin. Se voi myös rakentaa yhteistyötä.  

Neuvotteluaiheet voivat olla arkisia, kaikille osapuolille selkeitä ja hyväksyttäviä, rullaavia sopimusneuvotteluita, mutta ne voivat olla myös haasteellisia neuvotteluita, joissa toinen osapuoli haluaa muuttaa jotain esim. taloudellista tai toiminnallista asiaa. Tämä voi toisesta osapuolesta olla selkeästi ristiriidassa heidän tavoitteiden tai ajatusten kanssa, jolloin asiasta täytyy ehkä neuvotella muutamaankin otteeseen.  

Neuvottelu karille?  

Muistatko itse jonkun neuvottelutilanteen, joka ei mennyt ihan nappiin? Muistele hieman, mitä siinä tapahtui. Uskon, että aika usein huomaamme asioita jälkikäteen, jotka olisivat helpottaneet neuvottelun edistymistä. Nämä asiat saattavat näkyä jälkikäteen turhautumisena, pieleen menneestä mahdollisuudesta.  

Usein syynä on jommankumman osapuolen heikko valmistautuminen.

Ajattele tilannetta, jossa olet tapaamassa pitkästä aikaa esihenkilösi, joka on luvannut tarkistaa palkkaasi ja kertonut, että siitä keskustellaan tässä tapaamisessa, mutta sitten hän ei olekaan selvittänyt asiaa etukäteen ja ehdottaa asian siirtämistä eteenpäin seuraavalle vuodelle. Turhauttaahan se, jos olet valmistautunut itse huolella ja odottanut saavasi vastauksen asiaan, mutta asia jälleen siirtyy.  

Neuvotteluissa haasteena voi olla myös aikataulussa pysyminen. Neuvottelijan myöhästyminen neuvottelusta ei anna kovin hyvää kuvaa tai motivoi neuvottelemaan, tai jos aika ei vaan riitä monimutkaisesta asiasta keskustelemiseen. Mieti siis, millaisen aikataulun tarvitset neuvotteluun, kuinka moni osallistuu ja kuinka monen mielipidettä tulee kuulla neuvottelun aikana.  

Kun vaikeista asioista keskustellaan, ne voivat näkyä monella tavalla myös tunteiden kautta. Osapuolet eivät välttämättä pysty rationaaliseen keskusteluun tai pysty arvioimaan erilaisten näkemysten ja ratkaisujen mahdollisuuksia ja hyötyjä, jos tunteet ohjaavat keskustelua. Neuvotteluosapuolella voi olla piilossa olevia tavoitteita tai oma agenda, jotka vaikuttavat keskustelun etenemiseen ja oikeasti avoimeen ratkaisuja hakevaan keskusteluun.  Tässä kohtaa voikin olla syytä pysähtyä ja tarkistaa yhteiset neuvottelun tavoitteet. Kysyä rohkeasti haluaako toinen osapuoli oikeasti löytää ratkaisuja aiheeseen? Mistä asia kiikastaa?  

Myyntineuvottelussa usein kohtaan sen, että myyjä on niin innokas kertomaan omista tuotteistaan, että unohtaa kuunnella ostajan mielipiteitä, näkemyksiä, olosuhteita tai tavoitteitakaan. Osaatko sinä myyntineuvottelijana kuunnella, ottaa huomioon asioita, jotka vaikuttavat ja ovat tärkeitä ostotilanteessa ostopäätökseen? Osaatko luoda luottamusta ratkaisuun hyvällä vuorovaikutuksella?  

Neuvotteluosapuolet ovat erilaisia ihmisiä. Toinen saattaa olla nopea päätöksentekijä, kun hän saa tietyt faktat pöytään, hän on valmis tekemään päätöksen. Toinen voi olla hitaampi, joka vaatii paljon faktatietoa, tilastoja ja keskustelua päätöksensä tueksi. Kun kohtaamme erilaisen päätöksentekijän kuin me itse olemme, on hyvä valmistautua mahdollisiin haastaviin tilanteisiin etukäteen.  

Kehonkieli ja kommentointi jälkikäteen.  

Oletko joskus seurannut neuvottelijaosapuolien kehonkieltä ja kommentointia, kun esimerkiksi valtakunnanneuvottelijan huone avautuu ja osapuolet tulevat peräkanaa kertomaan medialle neuvottelujen etenemisestä?  

Itselleni on ollut kiinnostavaa seurata, miten neuvotteluosapuolet kommentoivat neuvottelutilannetta tai tuloksia yleisölle. Mitä kehonkieli tai tunteet paljastavat neuvottelujen onnistumisesta tai vaikeudesta?  

Viisi asiaa, jotka kertovat hyvästä neuvottelijasta 

  1. Hyvä itsetuntemus – tuntee omat vahvuutensa neuvottelijana 
  2. Valmistautuu huolella selvittäen riittävät taustatiedot, varmistaa mahdollisuudet tehdä päätöksen neuvottelussa 
  3. Miettii tavoitteensa neuvottelulle 
  4. Neuvottelussa rakentaa luottamusta, kuuntelee ja keskustelee arvostavasti, yrittää luoda kokonaiskäsityksen tilanteesta, löytää toisen osapuolen tarpeet ja odotukset sekä ymmärtää tärkeät asiat asioiden taustalla. Tuo esille ratkaisuehdotuksen perustellen.  
  5. Näyttää haluavansa löytää yhteistä pitkäjänteistä ratkaisua, joka tyydyttää molempia osapuolia ja jonka kanssa molemmat voivat jatkaa yhteistyötä 

Niin ja vielä yksi tärkeä asia: Muista tulevaisuus!  

Mitä teetkin, älä katkaise välejä neuvottelupöydässä. Se on vihonviimeinen asia. Et tiedä milloin ja missä tilanteessa istutte jälleen samassa neuvottelussa eri asiasta ja eri tilanteessa. Silloinkin pitää pystyä neuvottelemaan ja kohtaamaan hyvässä hengessä.  

Olisiko sinulle hyötyä neuvottelutaitojen parantamisesta?  

Tule mukaan neuvottelutaitojen koulutukseen 25.8.2022! Lisätiedot koulutuksesta tästä: Neuvottelutaidot, Toisintekijät (koulutus.fi) 

Tarja Eloranta

Kirjoittaja on työelämäkehittäjä ja valmentaja, joka on vastannut neuvottelutaitojen kehittämisestä ja asiakaskohtaamisesta isossa organisaatiossa. Tarja tukee organisaatioita myös tiimien ja johtamisen kehittämisessä sekä tukee muutoksessa. Löydät Tarjasta lisää täältä: https://www.linkedin.com/in/tarjaeloranta)